Politique de confidentialité

L'Ecole Internationale de Genève (ci-après « Ecolint ») dont le siège social est situé au 62 Route de Chêne, 1208, Genève, Suisse se conforme en tant que responsable de traitement aux normes reconnues du Règlement général sur la protection des données UE 2016/679 (RGPD) en vigueur à compter du 25 mai 2018 et aux normes énoncées dans la Loi Fédérale sur la Protection des Données (LPD) (ci-après dénommées « législation sur la protection des données »).

Nous nous engageons à garder les données personnelles exactes, à jour, sûres et sécurisées et ne conserverons pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire. Cette politique de confidentialité explique comment nous utilisons les données personnelles, avec qui nous les partageons, et comment nous protégeons la vie privée. Cette politique s'applique à toutes les données personnelles collectées pour et au nom d'Ecolint. Cette politique concerne les informations obtenues sous forme analogique (formulaires, documents, écrits) et par des moyens technologiques tels que les systèmes d'information et le courrier électronique.

De temps à autre, nous vous informerons lorsque nous aurons besoin de traiter des informations personnelles supplémentaires à travers une politique de confidentialité spécifique et distincte.

Comment nous utilisons les informations personnelles

Ecolint collecte des données personnelles et des catégories sensibles (particulières) de données personnelles sur les étudiants, les parents, les anciens élèves, les (anciens) employés et parfois des tiers, afin de fournir un environnement sûr et attentionné à des fins éducatives et administratives. Nous utilisons les informations que vous fournissez à des fins qui sont nécessaires par la loi, sont nécessaires pour entreprendre l'exécution du contrat que vous avez conclu, pour des intérêts légitimes qui préservent vos droits ou sur la base de votre consentement. Nous veillerons toujours à ce que nous ayons une condition pour le traitement des informations personnelles et sensibles.

Nous utilisons les informations que vous fournissez des manières suivantes :

d'entreprendre et de gérer les admissions et les inscriptions scolaires.
pour offrir un environnement d'apprentissage sécurisé.
pour se conformer aux exigences de protection de l'enfance.
pour soutenir et faciliter les objectifs académiques, pastoraux et personnels des enfants, y compris le suivi et la communication de leurs progrès.
pour apporter un soutien et des soins pour le bien-être émotionnel et psychologique (pastoral et conseil).
pour protéger la santé des étudiants et du personnel que nous servons. Nous pourrions également utiliser les données qui nous sont fournies par d'autres professionnels de la santé pour protéger le personnel et les étudiants.
pour fournir un environnement d'apprentissage sur mesure et prendre des décisions d'éducation fondées sur des preuves pour les enfants que nous servons.
pour permettre aux enfants que nous servons de poursuivre ou de faire progresser leur éducation dans d'autres organisations éducatives.
pour les sorties scolaires agréées ou la participation à des événements extérieurs.
pour permettre le développement d'une image complète de l’emploi au sein d’Ecolint et de la façon dont elle est déployée.
pour soutenir l'élaboration et l'implémentation des politiques de recrutement et de maintien en poste.
soutenir et développer nos collaborateurs dans l'exercice de leurs fonctions.
pour la planification financière afin d'aider à la planification future et à des fins l’attribution des ressources.
pour répondre aux obligations légales de déclaration aux régulateurs et autres autorités.
pour aider à enquêter sur toute préoccupation ou plainte que vous pourriez avoir.
pour répondre à toute demande relative aux programmes, camps, formations pédagogiques ou autres activités soutenues par l'Ecolint.
pour communiquer avec la communauté des anciens élèves et la communauté de collecte de fonds (mise à jour des coordonnées, organisation d'événements, envoi d'invitations, envoi de newsletters) ayant la possibilité de se désinscrire à tout moment de toute communication électronique envoyée à cet effet.
pour effectuer des analyses de données afin de comprendre les tendances en matière d'inscription à l'école ou à la formation pédagogique, l'inscription aux camps, l'achèvement des tâches obligatoires ou à des fins de collecte de fonds.

Pourquoi nous collectons et utilisons des données personnelles

Nous collectons et utilisons des données personnelles pour fournir les services d'éducation tels que prescrits ci-dessus. Nous le faisons sur des bases légales, comme le prescrit la législation sur la protection des données. Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à partager des données personnelles sur base d’une obligation légale, de l’intérêt légitime ou pour d’autres raisons. Si nous devons partager vos informations, nous veillerons, si nécessaire, à vous en informer.

Les catégories de données personnelles que nous collectons, détenons et partageons incluent:

des données personnelles (telles que nom, date de naissance, numéro d'identification unique et adresse).
des catégories particulières de données ou des données sensibles (telles que les restrictions de santé ou alimentaires, casier judiciaire, informations médicales pertinentes, informations sur les besoins éducatifs spéciaux, informations comportementales et rapports et évaluations psychologiques).
d'autres catégories de données nécessaires pour l'exécution de nos services (telles que les données sur les employés à des fins de gestion des ressources humaines et de l'emploi, y compris les informations de recrutement et d'évaluation).
des informations sur la présence (telles que les séances auxquelles vous avez assisté, le nombre d'absences et les motifs d'absence).
la journalisation et l'audit des informations provenant de l'utilisation des systèmes informatiques et des applications technologiques éducatives, des applications et des systèmes basés sur le cloud.
des photographies et vidéos prises par le personnel et les élèves tout au long de l'année scolaire pour enregistrer et partager la vie quotidienne à l'Ecolint. Votre enfant peut être identifiable sur ces images.
des photographies prises à des fins d'identification, par exemple les cartes d’accès.
des données à caractère personnel librement accessibles dans le domaine public sur des prospects potentiels pour la collecte de fonds ou des donateurs afin de sécuriser les intérêts légitimes de soutien financier de l’Ecolint.
des informations pour la gestion des incidents : vidéos des caméras de surveillance ou informations de localisation pour les appareils signalés comme ayant été perdus ou volés.

Conservation et stockage des données personnelles

Ecolint reconnaît qu'en gérant efficacement ses dossiers, il sera en mesure de se conformer à ses obligations légales et réglementaires et de contribuer à la gestion globale efficace de l'établissement. Les dossiers fournissent des preuves pour protéger les droits et intérêts légaux de l'école et pour démontrer la performance et les responsabilités.

Tous les dossiers des élèves et du personnel seront conservés en toute sécurité. Les dossiers papier et électroniques auront mis en place des mesures de sécurité appropriées. Cette sécurité garantira le maintien de la confidentialité des dossiers des élèves et du personnel tout en permettant le partage légal et approprié des informations, en les rendant accessibles aux personnes autorisées à les consulter.

Les dossiers des élèves et du personnel sont effacés, détruits ou archivés conformément aux directives et aux calendriers d’effacement ou d’archivage sécurisés des dossiers. Lorsque des documents ont été identifiés comme ayant une importance historique, ils seront archivés.

Sécurité des données personnelles

Pendant le stockage et l’utilisation de vos données personnelles, nous assurerons la sécurité appropriée de vos données, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illégal et la perte, la destruction ou les dommages accidentels, en utilisant des mesures techniques ou organisationnelles appropriées. En outre, nous limitons l'accès à ces informations personnelles aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont un besoin valable de connaître ces informations.

À des fins informatiques, l'hébergement et la maintenance de toutes les informations de l'école, y compris les données personnelles, sont situés sur des serveurs au sein de l'école ou sur des serveurs hébergés fournis par nos fournisseurs de services. Aucun tiers n'a accès à vos données personnelles, sauf s'il existe une base légale qui leur permet de le faire. Lorsque la base légale le permet et que les informations sont partagées avec des tiers, nous nous assurons qu'ils disposent des mêmes protections ou d'une protection équivalente que nous. Nous ne pouvons pas fournir nos services éducatifs sans traiter les données que nous collectons et partageons.

En suivant les principes de l'article 32 - Sécurité du traitement du RGPD, nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles proportionnées pour protéger vos informations personnelles.

Chaque fois que les utilisateurs soumettent des informations personnelles via le site Web de l'Ecolint (telles que des informations de contact ou des informations de carte de crédit) via des formulaires en ligne, une inscription ou un achat en ligne, lors de la soumission, ces informations sont cryptées via le plus haut niveau de sécurité disponible (SSL). Les serveurs qui stockent des informations personnellement identifiables sont dans un environnement sécurisé. En aucun cas, les numéros de carte de crédit ne sont stockés de manière permanente sur les serveurs de notre site Web.

Qui traite vos données et pourquoi nous partageons des informations

L'école utilise des sous-traitants (tierces parties) pour fournir des services au profit des personnes concernées. L'école a des contrats en place avec tous les sous-traitants de données, ce qui signifie qu'ils ne peuvent utiliser vos données personnelles que conformément aux instructions de l'école.

Exemples de sous-traitants :

Systèmes d'information de gestion de l’école
Entreprises de restauration et de transport
Systèmes d’information utilisés pour l’admission à l'université
GSuite for Education
Fournisseurs de systèmes d'information ou de services nécessaires pour que l’Ecolint puisse assurer l’administration, les admissions, les services d'enseignement et d'apprentissage, de développement pastoral ou de protection de l'enfance, le recrutement et la paie du personnel ou à des fins de collecte de fonds et de gestion de la communauté des anciens élèves.

L'école peut également partager ces données avec différentes entités, mais cela ne sera fait que si l'école est convaincue qu'il existe une base légale pour le partage.

Exemples d’entités avec lesquelles nous pourrions partager des données :

Écoles ou universités que fréquentent nos élèves après nous avoir quittés
Organismes d'accréditation
Autorités éducatives
Organismes gouvernementaux s'il existe une obligation légale de partager
Entités médicales si dans l'intérêt vital des étudiants ou des individus concernés
Tierce parties pour les voyages/sorties scolaires

Liens

Les sites internet de l'Ecolint peuvent contenir des liens vers des sites externes. Cette politique de confidentialité ne couvre pas la manière dont ces organisations traitent les données personnelles. Veuillez noter que nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité de ces autres sites, à l'exception de ceux détenus et maintenus par l’ Ecolint. Nous encourageons nos utilisateurs à être conscients lorsqu'ils quittent notre (nos) site(s) et à lire les politiques de confidentialité de chaque site web qui collecte des données personnellement identifiables. Cette politique de confidentialité s'applique uniquement aux informations collectées par l’Ecolint.

Transfert et traitement de données transfrontaliers

Les données personnelles peuvent être transférées à des organisations situées en dehors de la Suisse aux fins de la candidature des élèves à une université. Diverses applications d'enseignement et d'apprentissage, de gestion ou d’administration basées hors de Suisse sont également utilisées. Des informations sur celles-ci et les protections offertes par ces sous-traitants peuvent être demandées au Délégué à la Protection des Données (coordonnées ci-dessous).

Demande d'accès à vos données personnelles

En vertu de la législation sur la protection des données, toute personne a le droit de demander l'accès aux informations la concernant que nous détenons. Pour faire une demande de vos informations personnelles, contactez le Délégué à la Protection des Données.

Vous disposez également de certains droits supplémentaires pour :

être informé de la manière dont nous traitons vos informations personnelles - cette politique de confidentialité sert à cette fin, contactez-nous si vous avez des questions ;
demander la rectification de vos données si elles sont inexactes ou incomplètes ;
demander l’effacement de vos données (droit à l'oubli) dans certaines circonstances - par exemple lorsqu'elles ne nous sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou que vous avez retiré votre consentement ;
restreindre l'utilisation de vos données dans certaines circonstances, par exemple dans le cas où vous nous avez dit que les données sont inexactes et nous sommes en train de vérifier cela. Dans de telles circonstances, nous continuerons à stocker vos données mais ne les traiterons plus tant que nous n'aurons pas vérifié et confirmé si les données sont inexactes ;
s'opposer au traitement de vos données dans certaines circonstances - par exemple vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à des fins de marketing direct.
s'opposer au traitement des données personnelles qui est susceptible de causer, ou est en train de causer, un dommage ou une détresse.

Si vous avez des préoccupations concernant la manière dont nous collectons ou utilisons vos données personnelles, veuillez nous en faire part en contactant le Délégué à la protection des données (coordonnées ci-dessous).

Vous pouvez également contacter directement l'autorité de surveillance en Suisse qui est : Préposé Fédéral à la Protection des Données et à la Transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne.

Contact

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité, veuillez contacter le Délégué à la Protection des Données à l’adresse e-mail : privacy@ecolint.ch.